Viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementai

 

Erika Česaitė

Lietuvos žemės ūkio universitetas

 

Įvadas

 

Efektyvumo sąvoka yra labai dažnai vartojama tiek viešajame, tiek privačiajame sektoriuose. Efektyvumas yra neatsiejamas nuo bet kokios veiklos. Tiek viešos, tiek privačios įmonės, įstaigos, organizacijos siekia veiklos efektyvumo. Tai rodo, kad veiklos efektyvumas yra labai svarbus globaliniu mastu. Būtina pastebėti, kad norint žinoti ar veikla yra efektyvi, ar neefektyvi reikia ją įvertinti remiantis tam tikrais elementais.

Tyrimo tikslas – nustatyti viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementus. Tyrimo uždaviniai: 1. Išanalizuoti viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementus; 2. Įvertinti galimų veiklos efektyvumo vertinimo elementų taikymą viešųjų institucijų veiklai; 3. Atrinkti viešųjų institucijų kokybinio veiklos efektyvumo vertinimui taikytinus elementus. Tyrimo objektas – viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementai. Tyrimo metodai: mokslinės literatūros analizė, loginė ir palyginamoji analizė bei sintezė.

 

Veiklos efektyvumo vertinimas

 

Viešųjų institucijų veiklos efektyvumą įvertinti yra gana sudėtinga. Šiuo metu dar nėra sukurtų realių elementų, kurie leistų objektyviai įvertinti viešųjų institucijų kokybinį veiklos efektyvumą. Išnagrinėjus mokslinę literatūrą, nustatyti galimi viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementai, kuriais remiantis būtų galima įvertinti viešųjų institucijų veiklos efektyvumą: kiekybinis ir kokybinis būdai. Tiek kokybinis, tiek kiekybinis veiklos efektyvumo vertinimas turi ir privalumų ir trūkumų. Reikia pastebėti, kad veiklos efektyvumą įvertinti kokybiniu būdu yra gerokai sudėtingiau nei kiekybiniu. Remiantis B. Bitinu kiekybinis tyrimas pasižymi tokiomis savybėmis [1, p. 77]: 1. Tyrimo uždarumas; 2. Analitinis požiūris į objektą (objektas suvokiamas kaip pavienių požymių visuma); 3. Kiekybiniai duomenys; 4. Tyrėjo maksimalus eliminavimas (tyrėjas stengiasi eliminuoti savo požymį); 5. Konteksto neutralumas (siekiama tyrimo rezultatų nepriklausančių nuo ekonominių, socialinių sąlygų). Kokybiškai įvertinti efektyvumą yra sudėtingiau, nes reikalingi tam tikri rodikliai ir vertinimo elementai, kurie leistų įvertinti esamą veiklos situaciją. Remiantis B. Bitinu kokybinis tyrimas pasižymi tokiomis ypatybėmis [1, p. 76]: 1. Tyrimo atvirumas; 2. Holistinis požiūris į objektą (objektas suvokiamas kaip sistema); 3. Kokybiniai duomenys; 4. Tyrėjas kaip pažinimo instrumentas; 5. Konteksto įtaka. Išnagrinėjus kokybinio ir kiekybinio tyrimų metodų ypatybes kyla mintis, kad gal būt būtų tikslinga atlikti abu tyrimus siekiant ištirti institucijos veiklos efektyvumą. Remiantis K. Kardeliu kokybinis ir kiekybinis tyrimas vienas kitą papildo [2, p. 292]. Ne tik minėtas autorius bet ir daugelis socialinių mokslų metodologų yra kiekybinių ir kokybinių metodų derinimo šalininkai. Šiuo metu yra parengta ir išleista nevyriausybinių organizacijų veiklos efektyvumo tyrimo metodika [3]. Jos pagalba galima įvertinti nevyriausybinės organizacijos veiklos efektyvumą. Reikia pastebėti, kad nevyriausybinių organizacijų veiklos efektyvumo vertinimo elementai su tam tikromis išlygomis gali būti taikomi viešųjų institucijų veiklos efektyvumui vertinti, tačiau juos reikėtų adaptuoti prie viešųjų institucijų.

Remiantis nevyriausybinių organizacijų veiklos efektyvumo vertinimo metodika, veiklos efektyvumą galima nustatyti įvertinus penkias organizacijos veiklos sritis [3, p.12]: 1. Institucijos valdymas. Tai remiantis moksline literatūra – valdybos ar kito kolegialaus valdymo organo ir administracijos vadovo vaidmuo organizacijoje, strateginių klausimų sprendimas. Institucijos valdymo srityje reikia įvertinti tris dalykus: 1.1. Administraciją (išorinė administracijos veikla, administracijos sudėtis); 1.2. Misiją ir viziją (misijos apibrėžtumas, veiklos ir misijos atitikimas, vizijos aiškumas); 1.3. Vadovavimą kasdienei veiklai (administracijos vadovo vaidmuo, dirbančiųjų įtraukimas, priimant sprendimus); 2. Darbo organizavimas. Ši sritis apima darbų planavimą, paskirstymą, dalijimąsi informacija administracijoje. Vertinant planavimą, reikia atkreipti dėmesį į planavimo laikotarpį, planų konkretumą, planų ir pasiektų rezultatų peržvalgą. Darbų paskirstymas apima darbų paskirstymo aiškumą ir darbų koordinavimą. Ne mažiau svarbus dalijimasis informacija apima: komunikacijos būdus, susirinkimų organizavimą, gaunamos informacijos tvarkymą, surinktų duomenų panaudojimą; 3. Išteklių valdymas. Tai apima finansinių ir nefinansinių išteklių paiešką ir panaudojimą, žmogiškųjų išteklių valdymą. Ši sritis apima tris dalis: 3.1. Ištekliu bazė (finansavimo šaltinių kiekis, vietinės paramos panaudojimas); 3.2. Lėšų apskaita ir kontrolė (finansų kontrolė, finansinių ataskaitų išsamumas, finansinių ataskaitų pateikimas laiku, išlaidų planavimas, projektų lėšų apskaitos atskyrimas); 3.3. Žmogiškųjų išteklių valdymas (dirbančiųjų kompetencija, dirbančiųjų mokymas ir tobulinimas, jų skatinimas, bendradarbiavimas administracijoje, konfliktų sprendimas); 4. Programų įgyvendinimas ir paslaugų teikimas. Ši sritis apima žmonių, organizacijų, kurioms skiriama veikla, pažinimą, veiklos plėtojimo būdus. Čia galima išskirti dar dvi sritis į kurias reikia atkreipti dėmesį. Tai: įdirbis sektoriuje (klientų rato apibrėžtumas, klientų poreikių tyrimai, atsižvelgimas į klientų poreikius, patirtis savo veiklos srityje) ir programų plėtojimas (programų egzistavimas, klientų indėlis į veiklą, darbų eigos apžvalga, poveikio vertinimas, rezultatų išsaugojimas); 5. Išoriniai ryšiai. Tai – informacijos apie save ir savo veiklą skleidimas su panašia veikla užsiimančiomis organizacijomis. Išoriniuose ryšiuose yra svarbūs du dalykai: viešieji ryšiai, tai – administracijos įvaizdžio formavimas, prisistatymas, ryšiai su žiniasklaida ir ryšiai su toje pačioje srityje veikiančiomis organizacijomis, tai – žinios apie panašias vietos savivaldybių administracijas, bendradarbiavimo pobūdžius. Išvardintos veiklos sritys galėtų būti pritaikytos viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimui.

Vakarų šalių mokslininkai, parengę organizacijų veiklos efektyvumo vertinimo metodiką, mano kad efektyvios organizacijos veiklos vertinimo elementai yra šie [4, p. 4-5]: 1. Valdymas, 2. Žmogiškieji ištekliai, 3. Viešųjų paslaugų kokybė, 4. Mikroklimatas. Išvardintus veiklos efektyvumo vertinimo elementus galima pritaikyti viešųjų institucijų veiklos efektyvumui įvertinti. Reikia pastebėti, kad tarp aptartų nevyriausybinių organizacijų veiklos efektyvumo vertinimo elementų, bei vakarų šalių autorių pateikiamų veiklos efektyvumo vertinimo elementų yra panašumų. Aptarti vertinimo kriterijai tinka įvertinti viešųjų institucijų veiklos efektyvumui, tačiau juos reikėtų adaptuoti prie viešųjų institucijų veiklos specifiškumo.

Nagrinėjant efektyvumo vertinimo kriterijus, reikia paminėti R. Petrauskienės sukurtą teorinį viešojo administravimo tobulinimo priemonių modelį, kuriame autorė šiuolaikines viešojo administravimo institucijų tobulinimo priemones sąlyginai suskirstė į tris grupes [5]: 1. Efektyvumo elementai, 2. Inovacinės priemonės, 3. Demokratijos plėtros priemonės. Galima teigti, kad viešųjų institucijų veiklos kokybinį efektyvumą įmanoma įvertinti remiantis išvardintomis viešojo administravimo institucijų veiklos efektyvumo didinimo priemonėmis, tačiau siekiant įvertinti viešųjų institucijų veiklos efektyvumą, kokybiniu aspektu, tikslinga orientuotis į pirmąją veiklos efektyvumo didinimo priemonių grupę - ,,Efektyvumo elementai”. Šiai priemonių grupei sąlyginai galima priskirti tokius kokybinio efektyvumo vertinimo elementus: 1. Strateginis planavimas, 2. Racionalus išteklių naudojimas, 3. Tarnautojų profesinis tobulėjimas, 4. Etinės normos ir vertybės, 5. Organizacijos pokyčių valdymas, 6. Tarpinstitucinis bendradarbiavimas. Šiuolaikinių viešojo administravimo institucijų veiklos efektyvumo didinimo priemonių skirstymas į minėtas grupes yra sąlyginis, nes iš esmės kiekviena priemonė, priskirta kuriai nors iš grupių, tuo pačiu metu gali būti priskirta ir kitai efektyvumo didinimo priemonių grupei. Mokslinėje literatūroje pateikiama ir daugiau efektyvumo didinimo elementų, kuriuos būtų galima priskirti minėtai priemonių grupei - ,,Efektyvumo elementai”. Vienas iš elementų, kurį reikėtų priskirti prie minėtos grupės, vertinant viešųjų institucijų veiklos efektyvumą yra informacinės technologijos. Taip pat reikia išskirti ir kitas viešojo administravimo tobulinimo priemones, kurias galima būtų sąlyginai priskirti prie efektyvumo elementų priemonių grupės. Tai: suformuluota viešoji politika, viešasis marketingas, žinių valdymas. Siekiant įvertinti viešųjų institucijų veiklos efektyvumą kokybiniu būdu, tai galima atlikti pasitelkiant minėtą veiklos efektyvumo priemonių grupę ir jai priskirtinus elementus.

 

Išvados

 

Išnagrinėkus Lietuvos ir Vakarų šalių mokslininkų darbus, galima išskirti tokius viešųjų institucijų veiklos efektyvumo vertinimo elementus: 1. Institucijos valdymas, 2. Darbo organizavimas, 3. Išteklių valdymas, 4. Institucijos mikroklimatas, 5 .Viešųjų paslaugų teikimas ir jų kokybė, 6. Visuomenės poreikių tenkinimas, 7. Išoriniai ryšiai. Atlikus literatūros analizę, apibendrinant galima teigti, kad viešųjų institucijų veiklos kokybiniam efektyvumui vertinti tinkamiausi yra tokie elementai: 1. Strateginis planavimas, 2. Racionalus išteklių naudojimas, 3. Tarnautojų profesionalizacija, 4. Etinės normos ir vertybės, 5. Organizacijos pokyčių valdymas, 6. Tarpinstitucinis bendradarbiavimas, 7. Informacinės technologijos.

 

Literatūra

 

1.  Bitinas B. (1998). Ugdymo tyrimų metodologija. – Vilnius: Jošara.

2.  Kardelis K. (2002). Mokslinių tyrimų metodologija ir metodai. – Kaunas: Judex.

3.  Jakštaitė A., Diržys R. (2001). Nevyriausybinių organizacijų veiklos efektyvumo tyrimo metodika. – Vilnius: Organizacijų vystymo centras, Baltijos Amerikos partnerystės programa.

4.  ,Functional audit methodology” Municipal Training Center, <www. savivalda.lt/http://smc.logincee.org/lib >- (2004 01 17).

5.  Petrauskienė R. (2005). Lietuvos vietos savivaldybių vidaus administravimo tobulinimo kryptys// Viešoji politika ir administravimas, Nr. 9 (paduota spaudai).

 

Public institutions activity‘s efficiency estimation details

Summary

Public institutions activity’s efficiency is very important issue nowadays. To estimate activity of public institution, is activity effective or no it’s necessary to have details for estimating activity. One of possible details for estimating public institutions activity efficiency is to use efficiency details and efficiency means: strategic planning, rational resource use, state workers professionalism, ethical norms and worth, organizational change’s management, institutional communication, information technologies.